On entend souvent des critiques sur les outils d’éditeurs tel que SharePoint 2010 pour Microsoft. Difficile de se faire une opinion, surtout lorsque l’on constate que les informaticiens sont des « fashion victims » qui approuvent puis désapprouvent rapidement tel ou tel outil. CMS imparfait, certes, j’ai tout de même réussi à créer de la collaboration en entreprise avec SharePoint 2010. Voici quelques clefs de réussite :

D’abord, décider si vous allez brider ou l’utiliser dans sa version standard. Dans le premier cas, les utilisateurs risquent de se sentir un peu frustrés. Dans le deuxième cas, mieux vaut établir quelques règles de gouvernance tout en expliquant l’ensemble des fonctionnalités possibles.

Ensuite, selon la taille de l’entreprise, et si vous souhaitez jouer le jeu des réseaux sociaux qui partent du principe que les outils sont intuitifs, mieux vaut concevoir des modèles types à la livraison d’un espace. Exemple : pour une communauté comprenant des personnes d’une même équipe, d’un même métier, imposer à la livraison un forum + liste de tâches + calendrier. Et masquez les autres fonctionnalités qui vont perdre le community manager et ses membres. Les modèles vont également aider à ce que les collaborateurs s’y retrouvent d’une communauté à l’autre. C’est plus facile quand les fonctionnalités sont toujours accessibles par la même navigation.

Limitez le paramétrage, l’ajout d’images ou de boutons superflus, consommateurs de temps pour celui qui paramètre. Faites en sorte que le community manager n’ait plus à retoucher à la forme de ses pages, mais ne s’occupe que de l’animation de sa communauté !

Paramétrez quelques boutons d’action (simples liens) afin de palier les erreurs d’ergonomie de SharePoint. Il n’est en effet pas toujours logique de devoir cliquer sur un minuscule bouton tout en bas d’un forum pour démarrer une nouvelle discussion…

Enfin, favorisez les modules de e-learning pour les utilisateurs qui veulent aller plus loin dans l’utilisation de l’outil. Organisez des ateliers dans lesquels les community managers s’échangent des bonnes pratiques.

Voilà pour les principaux tuyaux. SharePoint n’est clairement pas l’outil le plus ergonomique pour introduire le travail collaboratif en entreprise mais il a l’avantage non négligeable d’avoir le même look et de se connecter à ses cousins du Pack Office.

Crédit image Custom Software Solutions